W jaki sposób szkoły i uniwersytety mogą odnieść korzyści z korzystania z systemu zarządzania dokumentami

W jaki sposób szkoły i uniwersytety mogą odnieść korzyści z korzystania z systemu zarządzania dokumentam

Napisane przez Bridgette Hernandez, 11 czerwca 2020 r

Komputeryzacja to błogosławieństwo naszych czasów, które dotarło do wszystkich aspektów ludzkiego życia, w tym do naszej pracy. Komputer od dawna zastępuje ludzi w najbardziej rutynowej pracy i stopniowo wnika w coraz bardziej intelektualne i twórcze obszary ludzkiej aktywności. Nic więc dziwnego, że wiele osób pragnie przenieść więcej swojej pracy na maszyny i poświęcić całą swoją uwagę na pilniejsze zadania niż segregowanie dokumentów i inne zajęcia związane z papierami.

Współczesne szkoły i uczelnie muszą radzić sobie z mnóstwem plików, nic więc dziwnego, że rozwinęło się w nich zapotrzebowanie na usprawnienie i wysokiej jakości obsługę informacyjną swoich procesów. Determinuje to wdrożenie systemów elektronicznego zarządzania dokumentami. Czytaj dalej, jeśli chcesz dowiedzieć się wszystkiego o głównych korzyściach z wdrożenia systemu zarządzania dokumentami dla instytucji edukacyjnych.

Jaki jest cel wdrożenia systemu zarządzania dokumentami?

Systemy zarządzania dokumentami  to systemy umożliwiające zarządzanie różnego rodzaju dokumentami i informacjami. Taki system powinien umożliwiać zarządzanie wszystkimi zadaniami, poprzez które realizowane są procesy edukacyjne i zarządcze, zapewniać przejrzystość i dostępność danych, zapewniać dogodne kanały do ich dostarczania, umożliwiać sprawne przechowywanie i bezpieczeństwo informacji. Dlatego głównym zadaniem takiego systemu jest przechwytywanie, zarządzanie, przechowywanie, dostarczanie i zabezpieczanie informacji.

Dobry system zarządzania dokumentami powinien pomagać w zarządzaniu wszystkimi procesami zachodzącymi w szkole lub na uczelni. W zależności od skali placówki edukacyjnej jej struktura może składać się z wielu działów, zróżnicowanych pod względem zadań i funkcji. Konieczne jest zbudowanie komunikacji informacyjnej w taki sposób, aby obejmowała wszystkich uczestników danego procesu.

Cele wdrożenia elektronicznych systemów zarządzania dokumentami są następujące:

• Stworzenie jednej bazy danych w organizacji,
• Łatwość i efektywność pracy z dokumentacją,
• Minimalizacja utraty plików,
• Kontrola nad dokumentacją, jej sprawne przechowywanie,
• Poprawa efektywności całej organizacji jako całości.

Warte odnotowania jest to, że każdy student przygotowuje tony plików podczas swojej edukacji. Wszystkie zadania wymagają dużej ilości pracy, więc potrzebne jest posiadanie pomocnej strony do przeglądania rozwiązań. Możesz użyć tych zasobów, żeby przestudiować różne przykłady esejów, aby doprowadzić swoje teksty do perfekcji i zdobyć nowe pomysły na projekty.

Zastanów się, ilu uczniów uczęszcza do różnych instytucji edukacyjnych i ile dokumentów (osobistych akt, esejów, zadań itp.) przygotowuje każdy uczeń. Jeśli pomnożysz obie liczby, otrzymasz niemożliwą do pokonania ilość plików, które trzeba odebrać, uporządkować i przechowywać. W tym miejscu mogą wkroczyć systemy zarządzania dokumentami i przejąć proces zarządzania danymi z rąk ludzi.

Zalety systemu zarządzania dokumentami

Automatyzacja uniwersytetów lub szkół jako całość to pracochłonny proces, który wymaga pewnych inwestycji, zarówno intelektualnych, jak i finansowych. Jednakże, elektroniczne zarządzanie plikami ma wiele zalet, co sprawia, że ​​wiele organizacji z radością rezygnuje z dokumentów papierowych.

Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami ma następujące zalety:

• Tworzy porządek w instytucji, organizując cały obieg dokumentów.
• Eliminuje lub znacznie zmniejsza ilość rutynowych operacji, ręczną pracę z plikami. Zautomatyzowane systemy znacznie upraszczają procesy wprowadzania danych, przetwarzania, kontroli, importu lub eksportu itp.
• Zapewnia ochronę dokumentów, bezpieczeństwo danych.
• Umożliwia szybkie i sprawne wyszukiwanie potrzebnych danych.
• Umożliwia kompaktowe przechowywanie danych na urządzeniach pamięci masowej, a nawet na zdalnych serwerach, więc w przypadku pożaru lub innego zakłócającego porządku wydarzenia nie trzeba się martwić o utratę informacji.
• Oszczędza czas i wysiłek pracowników poświęcony na ręczne archiwizowanie i zarządzanie dokumentami.
• Oszczędza czas poświęcony na przygotowanie i wyszukiwanie dokumentów.
• Umożliwia interakcję z plikami w kilka sekund: zmienianie, kopiowanie, wysyłanie pliku itp.
• Zapewnia ograniczony dostęp do niektórych informacji dla różnych pracowników.
• Pozwala zwiększyć szybkość interakcji między pracownikami i działami, a także promować ich wzajemną odpowiedzialność za działania zaangażowane lub niezaangażowane w ramach współpracy.
• Ogranicza ilość papierowych nośników informacji do minimum lub całkowicie je wyklucza.
• Zmniejsza zużycie papieru, co jest dużym problemem w instytucjach edukacyjnych. Według  statystyk każdy nauczyciel zużywa od 25 do 75 kartek dziennie do obsługi dokumentacji, podczas gdy orientacyjna ilość papieru zużywana przez jedną szkołę w ciągu roku to 360 000 kartek.
• Zmniejsza koszty papieru i atramentu.
• Skraca czas poświęcany na konserwację drukarki lub innego sprzętu.
• Zmniejsza pracochłonność w stosunku do wypełniania danych.
• Podnosi umiejętności zawodowe pracowników i wykładowców.
• Pozwala na gromadzenie wiedzy technologicznej, analitycznej, co daje możliwość kształtowania szerokich poglądów na temat rozwoju instytucji.
• System zazwyczaj umożliwia korzystanie z wcześniej wprowadzonych do programu lub nowo utworzonych szablonów dokumentów, co daje możliwość ustrukturyzowania wszystkich plików uczelni w ramach jednego szablonu.
• Ułatwia monitorowanie systemu zarządzania. Analiza wydajności systemu zarządzania dokumentami pozwala zidentyfikować niedociągnięcia w zarządzaniu uczelnią. Kontrola nad odbiorem (dostarczeniem) informacji, a także tworzeniem dokumentów, może ujawnić przekroczenie terminów, niewystarczalność przypisanych funkcji lub specjalistów w tym procesie. Ponadto proces kontroli pozwala na najbardziej efektywną koordynację pracy wszystkich wykonawców w ramach danego procesu, a także sprawdzanie realizacji zleceń i jakości dokumentów wspierających proces.
• Upraszcza audyt.

Należy zauważyć, że instytucje edukacyjne uzyskują bezpośredni efekt wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentami, który jest zdeterminowany oszczędnością zasobów i czasu, a także efekt pośredni, który przejawia się w przejrzystości procesów zarządzania, kontroli przepływu danych, bezpieczeństwa dokumentów itp. Jednakże, przenosząc zarządzanie danymi na nowy poziom, efekt, jaki uzyskują, jest bardzo pomocny.

Podsumowując

W dzisiejszych czasach korzystanie z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami jest celowe, istotne, a także uzasadnione dla każdej instytucji, która musi pracować z dużymi ilościami danych. Szkoły i uniwersytety mieszczą się w tej kategorii, ponieważ każdego dnia mają do czynienia z ciągłym, obfitym w ilość i szybkim przepływem dokumentów, który może doprowadzić instytucję do niezdolności do radzenia sobie z ważniejszymi procesami. Dlatego wprowadzenie systemu zarządzania danymi jest logicznym posunięciem, które większość instytucji podejmuje, aby poradzić sobie ze stresem związanym z zarządzaniem danymi, a także odpowiednio zorganizować i zautomatyzować ten proces. Korzyści płynące z elektronicznego zarządzania danymi ciężko zliczyć, więc jeśli zastanawiasz się nad wypróbowaniem takiego rozwiązania, nie musisz się już dłużej wahać!

Biografia autora:  Bridgette to znakomita pisarka z wieloletnim doświadczeniem zawodowym w redagowaniu. Jej praca pozwala jej nawiązać kontakt z czytelnikami na całym świecie, dostarczając im wyrafinowanych i dobrze zorganizowanych informacji na wiele istotnych tematów. Bridgette stara się tworzyć artykuły, które są zarówno pouczające, jak i łatwe do przeczytania, aby ludzie mogli czerpać łatwo przyswajalną wiedzę z jej pracy. Bridgette uwielbia dzielić się swoimi pomysłami i spostrzeżeniami ze światem, odpowiadając na pytania nurtujące specjalistów na całym świecie. W wolnym czasie Bridgette uwielbia gotować i grać na pianinie.