Pozbądź się starego, wejdź z NOWOŚCIĄ! – Dlaczego oprogramowanie w chmurze pomoże Ci przechowywać WSZYSTKIE Twoje dokumenty

Pozbądź się starego, wejdź z NOWOŚCIĄ! – Dlaczego oprogramowanie w chmurze pomoże Ci przechowywać WSZYSTKIE Twoje dokumenty

Napisane przez Ricardo Álvarez, pracownika OpenKM USA, 16 października 2020 roku

Bycie dorosłym na swoje zalety… i wyzwania. Kiedy jesteś młody, marzysz o dniu, w którym będziesz mógł prowadzić własny samochód, mieć własny dom i nie spać do późnych godzin, ale nigdy tak naprawdę nie myślisz o tych niezbyt przyjemnych częściach życia dorosłego – takich jak płacenie podatków, wyrwanie zęba lub odnowienie prawa jazdy. A co powiesz na sposób, jak bezpiecznie uporządkować wszystkie ważne dokumenty, które powinieneś trzymać?

W przeszłości pozwalaliśmy na gromadzenie się tych dokumentów w miarę upływu czasu, ale dzięki nowoczesnej technologii możemy ją przechowywać BEZ UŻYWANIA PAPIERU za pomocą OpenKM.

Po pierwsze, chcesz jasno skategoryzować swoje dokumenty, aby móc je łatwo znaleźć. System zarządzania dokumentami może zwiększyć Twoją wydajność i wydajność Twojego personelu, organizując wszystkie Twoje pliki i ułatwiając ich odnalezienie przez każdą osobę w organizacji. Korzyści wynikające z tego, to:

Oszczędność czasu

Jeśli obecnie korzystasz z systemu ręcznego, tracisz GODZINY, które mógłbyś przeznaczyć na inne, pilniejsze sprawy biznesowe. DMS automatyzując wiele aspektów zarządzania dokumentami, odciąża Cię.

Łatwe skalowanie

System zarządzania dokumentami jest bardziej elastyczny niż tradycyjny system archiwizacji papierowej. Z łatwością dostosowuje się do rozwoju Twojej firmy, a system indeksowania można dostosowywać kilkoma kliknięciami. Może to zmniejszyć zapotrzebowanie na fizyczną przestrzeń do przechowywania plików oraz dokumentów papierowych.

Zwiększone bezpieczeństwo dokumentów

Świat zmierza w kierunku rozwiązań cyfrowych, więc zapewnienie bezpieczeństwa informacji (danych klientów, tajemnic handlowych itp.) ma kluczowe znaczenie. Systemy zarządzania dokumentami mają wbudowane zabezpieczenia i kontrolę dostępu, dzięki czemu można określić, kto może uzyskać dostęp do określonych dokumentów. Ponadto pozwala na śledzenie całej aktywności na dowolnym dokumencie.

Lepsze zgodność z przepisami

Wymagania dotyczące zgodności dla wielu dokumentów biznesowych mogą być złożone i wymagające. DMS może pomóc uniknąć grzywien, cofniętych licencji, a nawet odpowiedzialności karnej, automatyzując kluczowe dokumenty w ramach określonych wymogów formalno-prawnych.

Użyteczność

Jednym z najważniejszych elementów każdego oprogramowania jest użyteczność. System mógłby oferować wszystkie funkcje na świecie, ale nie przyniesie Ci on nic dobrego, jeśli system nie będzie przyjazny dla użytkownika. Wiele systemów zarządzania dokumentami oferuje bezpłatne wersje próbne, które umożliwiają przetestowanie ich przez zakupem. Jeśli to możliwe, pozwól swojemu zespołowi wypróbować oprogramowanie podczas bezpłatnego okresu próbnego i podzielcie się opiniami na temat tego, co Wam się podoba, a co nie.

Podpisy elektroniczne

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami często zawiera pliki, które wymagają podpisu kierownika, na przykład takie jak zamówienia. Wiele systemów zarządzania dokumentami integruje się z narzędziem do podpisu elektronicznego, takiego jak DocuSign, aby umożliwić podpisywanie drogą elektroniczną. Dodatkowo, możesz wysyłać dokument do odbiorcy, z prośbą o podpisanie go przez oprogramowanie.

Automatyzacja przepływu pracy

Funkcje automatyzacji przepływu pracy automatycznie przenoszą zadania. Weźmy po uwagę przykład zamówienia zakupu, można skonfigurować automatyzację przepływu pracy, aby po wygenerowaniu zamówienia zakupu, automatycznie trafiało do odpowiedniego menedżera w celu podpisania.

Kierownik otrzyma powiadomienie, a po wykonaniu zadania, zostanie on o tym powiadomiony kolejny odpowiedni członek zespołu (np. ktoś z działu księgowości lub przełożony kierownika). Jeśli potrzeba więcej działań, możesz również wbudować je w zautomatyzowany przepływ pracy. Najlepsze systemu zarządzania dokumentami pozwalają dostosować przepływy pracy do sposoby współpracy zespołów.

Uprawnienia użytkownika

Istotnym elementem oprogramowania do zarządzania dokumentami jest możliwość nadawania przez administratorów indywidualnych uprawnień użytkowników. Uprawnienia pozwalają niektórym użytkownikom przeglądać lub edytować plik, podczas gdy innym może uniemożliwić nawet wyświetlanie. Jest to przydatne nie tylko ze względu na efektywność, ale jest również ważnym środkiem bezpieczeństwa. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia administratorom ustawanie uprawnień dla określonych grup, a także zmianę uprawnień w locie, jeśli chcesz zrobić wyjątek, zachowując domyślne ustawienia uprawnień.

W OpenKM jesteśmy tutaj, abyś mógł łatwo zarządzać treściami cyfrowymi, uprościć obciążenie oraz uzyskać wysoką wydajność. Poproś o DARMOWE demo już dziś lub odwiedź naszą stronę internetową.