Korzyści z zarządzania dokumentami w telepracy

Korzyści z zarządzania dokumentami w telepracy

Napisane przez Ana Canteli w dniu 29 stycznia 2021 roku

 Bez wątpienia, telepraca spowodowała zmianę sposobu pracy wielu organizacji, firm prywatnych i podmiotów publicznych. Szczególnie w tych obszarach lub działach, w których tworzenie i zarządzanie dokumentacją jest intensywne. Praca zdalna, która wcześniej była postrzegana jako możliwość lub opcja, stała się dla wielu ludzi stałym trendem, nie zapominając o problemach i trudnościach, z jakimi musieli się zmierzyć, aby podejść do tego sposobu wykonywania swojej pracy zawodowej.

Wyzwania związane z telepracą

Telepraca nie powinna stanowić wyzwania. Jednakże, okoliczności w których większość doświadczyła tej modalności, były tak wyjątkowe, że prawdopodobnie sprawiły one, że dostrzegli oni więcej trudności niż korzyści.

• Bezpieczeństwo: organizacje powinny udostępniać swoje zasoby swoim użytkownikom (pracownikom, klientom, dostawcom, organom administracji publicznej itp.) w bezpiecznych warunkach. Muszą również upewnić się, że użytkownik próbujący uzyskać dostęp do ich systemów jest tym, za kogo się podaje, a polityka bezpieczeństwa musi zapewniać rozsądną ochronę przed niepożądanym dostępem lub cyberatakami.

• Ustawodawstwo: szybkość, z jaką większość ludzi pogrążyła się w telepracy, nie jest usprawiedliwieniem dla braku środków prawnych gwarantujących minimalne warunki określające obowiązki i prawa obowiązujące w telepracy. Możliwe, że w tym momencie początkowa niepewność, jak podejść do telepracy, nie znalazła adekwatnej odpowiedzi, a luki zostały wypełnione improwizacją.

• Kultura biznesowa: obecnie ludzie mogą być bardziej zaznajomieni z jednym z efektów ubocznych pracy zdalnej niż kiedykolwiek. Odległość jest fizyczna oraz umysłowa od środowiska pracy stworzonego w tradycyjnym biurze. Nic dziwnego, że większość wymienianych przez nas informacji ma charakter niewerbalny, co w tym trybie pracy staje się praktycznie niewidoczne.

• Szkolenie: praca zdalna wymaga dużo innej dynamiki, innego sposobu organizacji oraz w niektórych przypadkach, protokołów. W idealnym przypadku firma powinna rozważyć rzeczywistą potrzebę, informowania, a nawet szkolenia pracowników w nowym sposobie pracy.

• Integracja: tworząc stanowisko telepracy, organizacja musi szczegółowo przeanalizować swoją strukturę sprzętową i programową. Jeżeli laptop lub komputer stacjonarny, który pracownik zabiera do domu, jest prawidłowo skonfigurowany, pakiet programów, z których musi korzystać w sposób zdalny, jest dostępny i dobrze ugruntowany dla wszelkiego rodzaju czynności.

Usługa zarządzania dokumentami online

Teraz, gdy telepraca jest praktycznie normą, a nie wyjątkiem, ważne jest, aby pomyśleć o opcjach i narzędziach, które umożliwiają nam pracę zdalną, tak samo jak w biurze. W wielu przypadkach systemy zarządzania dokumentami są kamieniem węgielnym, wokół którego zorganizowany jest cały ekosystem telepracy.

• Digitalizacja: organizacja posiada prawdopodobnie wiele fizycznych dokumentów, który nie są dostępne dla pracowników zdalnych. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami powinno pomóc we wdrażania pomysłu biura bez papieru. Najbardziej powszechna jest digitalizacja dokumentów papierowych. Należy również wziąć pod uwagę, że dokument cyfrowy lub poddany digitalizacji będzie częścią innych procesów i zadań. System zarządzania dokumentami musi służyć jako wsparcie dla większej liczby czynności, takich jak podpisywanie dokumentów.

• Kontrola kosztów: jedną z zalet pracy zdalnej jest to, że podczas gdy procesy biznesowe wcześniej były możliwe tylko w trybie stacjonarnym, są teraz możliwe w trybie online. Pozwala zobaczyć to wszystkie działania, które są częścią biznesu i przeprowadzić ich kontrolę. W tym celu korzystna może okazać się automatyzacja procesów i raportowanie najważniejszych wydarzeń.

• Narzędzia komunikacji: Zazwyczaj jest to pierwsze pytanie, które pojawia się, gdy rozważamy telepracę. Jak będą się z tym obchodzić członkowie organizacji, jeśli każdy z nich pracuje w domu? W związku z tym oprogramowanie do zarządzania dokumentami elektronicznymi musi zawierać funkcje umożliwiające komunikację i koordynację między pracownikami, od dodawania komentarzy do dokumentów, takich jak notatki, po wprowadzanie słów kluczowych, kategorii, metadanych do plików, nawet przy użyciu menedżera zadań do zwoływania spotkań.

• Zapobieganie awariom: jest to zasadniczy aspekt każdej organizacji. Kopie zapasowe w każdym projekcie informatycznym są stałe. Konieczne będzie jednak rozważenie wpływu liczby użytkowników podłączonych do systemów firmy oraz ilości treści, które tworzą i zarządzają w ciągu godziny, dnia, tygodnia. Wybrany system zarządzania dokumentami powinien zapewniać różne możliwości zarządzania kopiami zapasowymi.

Jak właściwie wykonywać telepracę?

• Plan pracy zdalnej: choć ze względu na nietypową sytuację, w której żyjemy, wiele osób - fizycznych i prawnych - przystąpiło do tej formy pracy bez wcześniejszego należytego przygotowania, chęć ciągłego doskonalenia niewątpliwie skoryguje początkowe błędy. Tutaj zobaczyć możesz kilka pomysłów na realizację pracy w domu.

• Aktualizacja procesu: jest to korzyść, z której możemy skorzystać. Biorąc pod uwagę to, że wiele procesów biznesowych musiało być również oferowanych online, możemy wprowadzić ulepszenia w rozwoju tego zadania, takie jak automatyzacja procesów. W tym sensie oprogramowanie do zarządzania dokumentami elektronicznymi musi zapewniać możliwości integracji z aplikacjami innych firm oraz kompletny pakiet oprogramowania, który obsługuje procesy aktualizacji oraz ulepszania.

• Komunikacja z klientami: to podstawowy aspekt każdej firmy. Klientom należy oferować nasze produkty i usługi w sposób bezpieczny. To, że system zarządzania dokumentami pozwala nam rozszerzać i rozszerzać środowisko pracy online dla wszystkich użytkowników, w tym klientów, powinno być istotną cechą przy wyborze oprogramowania, na którym chcemy pracować oraz ewoluować.

• Zarządzanie dokumentacją: takie aspekty, jak kontrola czasu, zgodność z ogólnymi przepisami o ochronie danych, efektywne zarządzanie cyklem życia dokumentów to obowiązki, które pozostają w mocy. To, że system zarządzania dokumentami oferuje możliwość efektywnej pracy z dokumentacją firmy posiadającą gwarancje, jest dodatkową wartością.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami OpenKM posiada wszystkie wymienione powyżej funkcje, które pomogą Twojej firmie we właściwym wdrożeniu telepracy. Jeśli chcesz zobaczyć, jak nasze oprogramowanie może Ci pomóc, możesz poprosić o spersonalizowaną wersję demonstracyjną online.