Jakie korzyści z używania usług skanowania dokumentów do digitalizacji zapisów

Jakie korzyści z dokumentów usług skanowania do digitalizacji zapisów

 Napisane przez Gregory V. Chapman, 5 luty 2021 roku

Większość firm szybko przenosi się do zdigitalizowanej przestrzeni, która może zwiększyć produktywność i efektywność. Tym samym pliki cyfrowe zastępują dokumentację papierową. Skanowanie i digitalizacja dokumentów znacznie skraca czas, przez jaki pracownicy muszą przechodzić przez kilka szaf na dokumenty, aby zlokalizować jeden dokument. Poza tym oszczędza koszty i posiada mnóstwo innych istotnych korzyści.

Co to jest skanowanie i jak zdigitalizować zeskanowany dokument?

Skanowanie cyfrowe polega na przechwytywaniu cyfrowych obrazów dowolnego pliku papierowego. Proces skanowania i digitalizacji tych plików jest dość prosty. Po uporządkowaniu wszystkich papierowych kopii dokumentów należy użyć skanera, aby przechwycić wybrane dokumenty papierowe.

Typ używanego skanera może być określony przez typ wymaganego skanowania dokumentu. Po zeskanowaniu dokumentu należy wybrać preferowany format przechowywania cyfrowego i zapisać go. Potrzebne byłoby również oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które ułatwiłoby zarządzanie i śledzenie wszystkich zeskanowanych dokumentów. Po zakończeniu procesu skanowania i digitalizacji możesz zacząć czerpać korzyści, które zostały omówione poniżej:

Zwiększona szybkość wyszukiwania

Dokumenty papierowe mogą sprawiać trudności w procesie sortowania i zarządzania. Postaraj sobie wyobrazić, że szukasz dokumentu, który odłożyłeś ponad dwa lata temu w swojej szafce na dokumenty. Prawdopodobnie czułbyś się jakbyś szukał igły w stogu siana. Raport Grupy Gartner podaje, że przeciętny pracownik spędza ponad 400 godzin rocznie na wyszukiwaniu dokumentów papierowych.

Gdy dokumenty są bezpiecznie zdigitalizowane, funkcja wyszukiwania ich jest znacznie lepsza, ponieważ otrzymujesz plik w ciągu kilku sekund. Gdy pliki cyfrowe są dobrze zorganizowane i prawidłowo zarządzane, wyszukiwanie ich za pomocą odpowiednich słów kluczowych jest jeszcze szybsze.

Zapobiegaj utracie i zdalnie uzyskuj dostęp do dokumentów

Dla organizacji, które pracują zdalnie lub osób, które są zawsze w ruchu, elastyczność ma ogromne znaczenie. Noszenie wszystkich plików może powodować utratę lub uszkodzenie niektórych ważnych dokumentów. Digitalizacja pozwala zapobiegać takim stratom lub uszkodzeniom, ponieważ wszystkie pliki nie są już przechowywane fizyczne.

Co więcej, możesz być na ważnym spotkaniu, a potem zdać sobie sprawę, że zapomniałeś zabrać ze sobą dokumentu, którego potrzebujesz, a znajdujesz się w domu lub w biurze. Dlatego właśnie digitalizacja dokumentów może być bardzo przydatna. Gdziekolwiek jesteś, masz dostęp do swoich plików na urządzeniu mobilnym, a także zapewniasz dostęp do udostępniania dokumentów biznesowych innym osobom.

Odzyskana przestrzeń fizyczna

Jeśli myślisz o uporządkowaniu swojej przestrzeni na dokumenty, najlepszym rozwiązaniem jest skanowanie i digitalizacja istotnych dokumentów. Wszystkie pudełka zajmujące miejsce z tyłu szafy, piwnicy lub korytarzy biurowych, szafki itp. Można uporządkować do małego formatu cyfrowego. Wyobraź sobie, że 30 szafek na dokumenty mieści się w jednej małej pamięci USB.

Digitalizacja dokumentów papierowych i zwolnienie przestrzeni zajmowanej przez szafki na dokumenty powoduje natychmiastowe zwiększenie przestrzeni biurowej. Pozwoli również na stworzenie więcej miejsca dla twojego zespołu i rozwinie biznes w sposób, o którym nie wiedziałeś, że jest możliwy.

Ekonomiczne i zwiększające produktywność

Kolejną zaletą digitalizacji dokumentów papierowych jest drastyczne zmniejszenie kosztów drukowania, kserowania oraz zakupu papieru. Pozwoli ci zmniejszyć koszty przeznaczane na przestrzeń magazynową i koszty utrzymania. A co najważniejsze, godziny, które pracownik może spędzić na szukaniu dokumentu w zdezorganizowanej kartotece, są zapisywane i wykorzystywane do bardziej krytycznych zadań.

Ponadto zapisywanie dokumentów w formatach cyfrowych ma wpływ na komunikację, współpracę i automatyzację, które są podstawowymi aspektami Twojej firmy. Cyfrowe skanowanie ma bezpośredni wpływ na produktywność, ponieważ oszczędza pracownikom wiele czasu traconego na znajdowanie, przetwarzanie i przekazywanie informacji. Zdigitalizowane środowisko biurowe może znacznie zwiększyć produktywność pracowników i pomóc zaoszczędzić czas i pieniądze.

Zwiększ bezpieczeństwo

Istnieje kilka sposobów na to, jak Twoje fizyczne dokumenty mogą być zagrożone. Czy to klęski żywiołowe (np: powodzie), błąd ludzki (np: zgubienie lub zabrudzenie ważnych danych) czy naturalne zużycie. Pliki fizyczne są podatne na uszkodzenia i mogą znajdować się poza kontrolą magazynu.

Skanowanie dokumentów papierowych umożliwia wielokrotne tworzenie ich kopii zapasowych w gadżetach, w chmurze lub w innych systemach zarządzania dokumentami. Zapewnia, że ​​Twoje dane są przechowywane przez długi czas.

Postaw na ekologiczne biuro bez papieru

Oczywiście wszyscy wiemy, że papier zrobiony jest z drzew. Dlatego ciągłe korzystanie z dokumentów papierowych i nieporęcznych szafek na dokumenty utrudnia stworzenie bardziej przyjaznego dla środowiska miejsca pracy. Digitalizując swoje rekordy, wspierasz środowisko, w którym dzięki temu zużywa się mniej papieru. Dodatkowo, zabezpieczasz oraz ograniczasz niszczenie w celu właściwej utylizacji papieru.

Wyobraź sobie liczbę artykułów na stronach internetowych usług recenzenckich, takich jak Online Writers Rating, z których będą korzystać miliony, które piszą i recenzują w formie drukowanej. Ponadto cyfryzacja przechowywania dokumentów oznacza, że ​​zużywasz mniej toksycznego atramentu do drukarek i ograniczasz procesy wysyłania, które zwiększają ślad węglowy.

Poprawia współpracę projektową

Większość procesów biznesowych zmierza w kierunku współpracy zarówno w wewnętrznych jak i zewnętrznych środowiskach pracy. Współpraca nad projektem, do którego nie można uzyskać dostępu cyfrowego, może spowolnić proces i uczynić go nieefektywnym. Na przykład, jeśli członek zespołu projektowego zmieni dokument, który wymaga zatwierdzenia przez wszystkich członków zespołu, przeniesienie dokumentu papierowego z biurka na biurko zajmie wieki. W związku z tym utrudni to optymalizację produktywności.

Istnieje również możliwość, że nie wszyscy członkowie zespołu zobaczą nową wersję i będą nadal pracować w oparciu o nieaktualną wersję, co spowoduje potrzebę powtórzenia pracy, gdy zauważą błąd. Jeśli jednak zdigitalizujesz swoje wspólne projekty, wszyscy członkowie zespołu mogą mieć jednocześnie dostęp do dokumentu w czasie rzeczywistym. Dzięki temu praca przebiega szybciej, a produktywność jest zoptymalizowana.

Efektywność Twojego zespołu można znacznie poprawić za pomocą elektronicznych dokumentów i komunikacji. Daje każdemu miejsce na tę samą stronę, z łatwością oferuje opinie i pomysły. Mniej czasu jest marnowane, a produktywność i współpraca rosną.

Ulepszona obsługa klienta

Jeśli prowadzisz firmę, rozumiesz również potrzebę pilnego przekazywania swoim klientom informacji, o które proszą. Po zeskanowaniu wszystkich dokumentów Twoi pracownicy mają szybki i łatwy dostęp do informacji, dzięki czemu mogą na czas udzielać klientowi informacji zwrotnej na temat dowolnego żądania.

Na przykład, jeśli klient witryny internetowej z recenzjami usług pisarskich, Best Writers Online pilnie wymaga, aby jego artykuł został do niego ponownie wysłany, wyobraź sobie, że cały czas będzie musiał czekać, jeśli dokumenty zostaną złożone w szafce, a nie w plikach elektronicznych. W rezultacie znacznie przyczynia się to do podniesienia poziomu usług i zwiększenia satysfakcji klientów i rekomendacji.

Wnioski

Mam nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu udało nam się przekonać Cię co do korzyści płynących z korzystania z usług skanowania dokumentów do digitalizacji Twoich rekordów.

Bio: Gregory jest pasjonatem badań nad nowymi technologiami zarówno na urządzeniach mobilnych, w Internecie, jak i na WordPress. Gregory jest zakochany w opowieściach i faktach, więc zawsze stara się uzyskać to, co najlepsze z obu światów.