Jak usprawnić zarządzanie finansami

Jak usprawnić zarządzanie finansami

Napisane przez Ana Canteli, 30 kwietnia 2021 roku

Każda osoba fizyczna, prawna lub firma wie, że sama odpowiada za swoje finanse. Oznacza to, że powinieneś wiedzieć, jakie masz zasoby, aby zaspokoić swoje potrzeby i osiągnąć swoje cele w perspektywie krótko, średnio lub długoterminowej. Jeśli chodzi o zarządzanie finansami Twojej firmy, mówimy nie tylko o indywidualnym obowiązku, ale także o odpowiedzialności, która ma wpływ na ludzi, firmę, banki, a nawet administrację publiczną w której działa Twoja firma. I właśnie wtedy zdajemy sobie sprawę, że odpowiedzialność za kondycję finansową Twojej firmy jest zadaniem obowiązkowym, którego nie powinniśmy lekceważyć. Dlatego logiczne jest to, że każda firma jest zainteresowana poprawą zarządzania finansami.

Elementy należytego zarządzania finansami

Zarządzanie Skarbem

• Popraw zarządzanie pieniędzmi: W tym celu konieczna będzie optymalizacja operacji pobierania i płatności. W jaki sposób to zrobić? Analizując procesy rozliczeniowe i windykacyjne, scentralizować płatności itp.

• Twórz średnio i długoterminowe prognozy gotówkowe i często je aktualizuj, aby pracownicy przydzieleni do finansów mogli ufać danym, na których będą opierać się przy podejmowaniu decyzji.

• Zminimalizuj portfel niespłacalnych klientów. Konieczne jest znalezienie tych, którzy nie są wiarygodnymi klientami. Negocjuj, aby uzyskać częściowe lub ułamkowe płatności. Przypominaj im o warunkach płatności oraz kredytu i postaraj się ograniczyć je do minimum. Jeśli klienci, którzy nie wywiązują się ze zobowiązań, reprezentują dużą część bilansów, utrzymywanie z nimi relacji może spowodować poważne zaburzenia równowagi w zasobach finansowych firmy.

Zarządzanie bankiem

• Uprość operacje z podmiotami finansowymi. Zmniejsz liczbę podmiotów bankowych oraz liczbę i rodzaj rachunków, z którymi działa Twoja firma.

• Negocjuj warunki usług bankowych. Idealnym rozwiązaniem może być zebranie i utrzymanie naszego profilu finansowego, wolumenów transakcji i opłat oraz okresowe ich audytowanie w celu sprawdzenia, czy umowy są spełnione.

Zarządzanie finansami

• Zbadaj oraz porównaj różne alternatywy rynkowe. Porównaj dostępne opcje i zbadaj inne źródła finansowania, aby zoptymalizować zarządzanie finansami, zawsze szukając możliwie najniższych kosztów.

• Kontrola ryzyka finansowego. Co do zasady wskazane jest korzystanie z zewnętrznych źródeł finansowania tylko w razie konieczności, ale z drugiej strony nie powinniśmy wykluczać korzyści, jakie mogą nam one przynieść. Takimi korzyściami może być finansowanie w walutach innych niż zwykła waluta dla firmy. Niezbędna jest również dywersyfikacja ryzyka, aby w miarę możliwości poprawić kondycję finansową firmy.

• Fundusz awaryjny. Rozsądne zarządzanie finansami oznacza znalezienie równowagi między rentownością a ryzykiem. Fundusz awaryjny zależy między innymi od wielkości firmy oraz branży, w której działa. Generalnie zaleca się jednak posiadanie funduszu odpowiadającego trzem miesiącom działania

Zarządzanie personelem

Biorąc pod uwagę rosnącą złożoność instrumentów finansowych i ekonomicznych, konieczne jest rozważenie, czy zasoby ludzkie Twojej firmy posiadają niezbędne umiejętności zarządzania.

W takim przypadku, idealnym rozwiązaniem byłoby posiadanie dyrektora finansowego zdolnego do przystosowania się do trudnych sytuacji poprzez proponowanie rozwiązań, w których kreatywność odgrywa coraz większą rolę. To do nich wtedy należy zarządzanie globalnym biznesplanem, który byłby wspierany przez zespół przygotowany do reagowania na potrzeby i wyzwania. Wskazane jest również scentralizowanie decyzji skarbowych, czyli wyznaczanie zarządcy skarbowego.

Klucze do poprawy zarządzania finansami

• Korzystaj z nowych technologii. Wykorzystuj w pełni najnowsze technologie, na których opiera się firma. Chodzi o to, aby stworzyć dobry system finansowy. Niezwykle ważne jest również to, aby wybrać dobre oprogramowanie do zarządzania finansami z możliwością integracji z aplikacjami innych firm. System zarządzania dokumentami OpenKM z jego kompletnym API i obszerną dokumentacją oferuje wszystkie niezbędne zasoby do uzupełniania i rozszerzania systemu zarządzania informacją w Twojej firmie. SDK w języku Java, PHP, .NET oraz rozwój modułów oferujących rozwiązania ad-hoc oraz rosnąca obecność nowych aplikacji satelitarnych znacznie ułatwią rozwój wszystkich działań z jednej platformy. Pomaganie organizacji w stopniowym, wydajnym i efektywnym wdrażaniu i digitalizacji procesów biznesowych. Przykładem tego jest Moduł Przyjmowania Faktur.

• Tworzenie planów i kalendarzy. OpenKM posiada wiele funkcjonalności takich jak menedżer zadań, raporty, usługa subskrypcji, automatyzacja, przepływy pracy, strefowy OCR itp. Pozwala Twojej firmie opracowywać i wdrażać plany dyrektyw w przejrzysty sposób gwarantujący współpracę personelu oraz wszystkich wskaźników aktywności w czasie rzeczywistym. Oprogramowanie do zarządzania finansami OpenKM posiada pełny audyt, który pozwala śledzić śledzenie każdego zdarzenia, które występuje w systemie. W przypadku płatności lub windykacji, system zarządzania finansami może wysyłać powiadomienia do osób upoważnionych. A jeśli zajdzie potrzeba zaproponowania zmiany, inicjatywy te będą korygowane na podstawie informacji gromadzonych przez system.

• Poznaj koszt struktury finansowej. Należy zadać sobie następujące pytania: Ile mamy i jesteśmy winni? Ile kosztuje wyprodukowanie tego, co sprzedam? Jaka jest moja marża zysku? Czy mam politykę kredytową lub pożyczki długoterminowe? Dobre oprogramowanie do zarządzania finansami musi dostarczać wszystkich niezbędnych informacji, aby kierownicy magazynów, działu handlowego, czy skarbca wiedzieli, jaki jest koszt i konsekwencje ich decyzji na poziomie finansowym. Przyczynia się to m.in. do finansowania aktywów, których firma potrzebuje w sposób spójny i przewidywalny, odpowiedniego zarządzania przepływami pieniężnymi, zmniejszenia ryzyka strat czy obciążeń podatkowych.

Jakie są korzyści z poprawy zarządzania finansami?

• Efektywne zarządzanie majątkiem firmy. Można powiedzieć, że zarządzanie finansami jest zadaniem multidyscyplinarnym, ponieważ decyzje podejmowane w tym obszarze dotyczą całej organizacji. Dlatego mając jasność co do kluczowych elementów lepszego zarządzania finansami, możemy być pewni, że firma maksymalizuje zysk ze wszystkich swoich aktywów.

• Popraw portfel inwestycyjny. Jeśli masz nadwyżkę, Twoja firma może rozważyć zainwestowanie tych środków na bardzo różne sposoby. Od rozważenia reinwestycji w firmę (szkolenia, nabywanie dóbr inwestycyjnych, projekty remontowe, nowe obiekty) do ewentualnej dywersyfikacji portfela.

• Ustalanie planów. Dzięki dobremu zarządzaniu finansami, Twoja firma może rozważać, a nawet publikować strategie ekspansji i rozwoju w oparciu o wiarygodność danych zarządzanych przez organizację.

• Optymalizuj podejmowanie decyzji. Dzięki jakości opracowanego przez firmę systemu zarządzania finansami menedżerowie finansowi mogą być pewni, że podejmują decyzje taktyczne i operacyjne w oparciu o aktualne, dokładne informacje.

• Zaspokojenie potrzeb interesariuszy. Dobre zarządzanie finansami przynosi korzyści wszystkim zaangażowanym. Klienci mają pewność, że długofalowo współpracują ze sprawdzonym dostawcą, a pracownicy mogą również planować swoją przyszłą karierę w Twojej organizacji.

• Dystrybucja dywidendy. Pozytywne efekty poprawy zarządzania finansami muszą dotrzeć do wszystkich naszych pracowników, w tym zrekompensować akcjonariuszom ryzyko, które podjęli.

Nie czekaj dłużej, aby dowiedzieć się, jak OpenKM może przyczynić się do poprawy zarządzania dokumentami finansowymi Twojej firmy.