Jak uniknąć typowych błędów w zarządzaniu dokumentami

Jak uniknąć typowych błędów w zarządzaniu dokumentami

Napisane przez Beatrix Potter. 9 października 2020 r.

Skuteczne i bezpieczne zarządzanie dokumentami i unikanie związanych z tym błędów, ma zasadnicze znaczenie dla przedsiębiorstw. Brak kompleksowego planu zarządzania dokumentami może w efekcie okazać się kosztowny oraz nieefektywny, a czasami może doprowadzić do problemów 

formalno-prawnych. Jak widać więc, unikanie typowych błędów w implementacji systemów DMS jest niezwykle ważne dla stabilizacji firmy i jej bezpiecznego rozwoju.

Brak scentralizowanego planu zarzadzania dokumentami

Istotne jest, aby wszystkie dokumenty cyfrowe były zorganizowane i śledzone w sposób znormalizowany, w celu odzyskiwania po awarii i ochrony poufnych informacji, dlatego ważne jest stworzenie scentralizowanego systemu zarządzania dokumentami. Najskuteczniejszym sposobem jest użycie zautomatyzowanych systemów zarządzania dokumentami. Jeśli uwarunkowania prawne pozwalają, można również skorzystać z zewnętrznych firm oferujących takie rozwiązania. 

Efektywność systemu DMS wymaga by zapobiegać wielokrotnemu przetwarzaniu tych samych dokumentów dlatego ważne jest by wszyscy użytkownicy posiadali wiedzę co do tego, gdzie i w jaki sposób są przechowywane dokumenty oraz w jaki sposób odbywa się kontrola dostępu i śledzenie ewentualnych zmian. Wdrożenie automatycznych żądań i przypomnień, oszczędza czas jednocześnie pomagając unikać tych błędów.

Brak harmonogramu przechowywania

"Chociaż można się spodziewać, że będzie to oczywiste, wiele organizacji nie zdaje sobie sprawy, które dokumenty powinny przechowywać, jak długo powinny je przechowywać, a nawet jak muszą je zniszczyć", mówi Tony Rogers, dziennikarz w Assignment Help  and  Essayroo. "Stworzenie harmonogramu przechowywania pozwala na sformalizowanie wszystkich tych procedur i zapewnia, że Twoja firma spełnia wszystkie odpowiednie wymogi prawne i regulacyjne."

Można utworzyć własny harmonogram przechowywania lub zaktualizować istniejący harmonogram, aby uniknąć tego wspólnego błędu. Jednak uzyskanie wskazówek od profesjonalnej firmy zajmującej się zarządzaniem dokumentami może pomóc spełnić wszystkie niezbędne wymagania. Wraz z innymi procesami biznesowymi ważne jest również zapewnienie przechowywania informacji o dacie ważności/wygaśnięcia dokumentu. Korzystanie z automatycznego systemu DMS jest szczególnie ważne w tym obszarze.

Brak zdigitalizowanych plików

Korzystanie z zautomatyzowanych systemów, takich jak obrazowanie dokumentów i serwery plików, niezmiennie rośnie, nie tylko dlatego, że podnoszą one bezpieczeństwo dokumentów, zmniejszając w ten sposób prawdopodobieństwo ich utraty. Wśród innych najlepszych praktyk w zakresie zarządzania dokumentami, zdigitalizowane dokumenty powinny być skanowane i przesyłane na dysk twardy, serwer plików lub system zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM), aby można było uzyskać do nich łatwy i bezpieczny dostęp. Digitalizacja aktywnych plików ma tę dodatkową zaletę, że umożliwia dostęp do informacji znacznie szybciej i łatwiej, a także znacząco podnosi bezpieczeństwo obrotu tymi dokumentami.

Brak przechowywania plików poza siedzibą firmy

Dokumenty, które wygasły lub nie są już wymagane, muszą być archiwizowane w bezpiecznym systemie.

"Chociaż może wydawać się bardziej kosztowne, jako rozwiązanie do zarządzania, przechowywanie plików poza siedzibą firmy jest rzeczywiście bezpieczniejsze", wyjaśnia Stephen Lusk, pisarz technologiczny w TopCanadianWriters  i  Studydemic. "Zazwyczaj są to centra specjalnie zaprojektowane do  długoterminowego przechowywania dokumentów, co oznacza, że mają wyższe bezpieczeństwo niż standardowo stosowane rozwiązania. Zwykle te serwery plików mają takie urządzenia, jak 24-godzinny personel,  systemy monitorowania i kontroli dostępu do wejścia, a także wykrywanie pożarów i odpowiednie ich technologie tłumienia. Rekordy identyfikacyjne są zazwyczaj przechowywane w bezpiecznych polach, które mają nadawany odpowiedni kod kreskowy, wykorzystywany w dalszych procesach zarzadzania dokumentami. Bazą danych zarządzać będą profesjonaliści od tego rodzaju działań. Archiwa poza siedzibą firmy, nawet w przypadku poufnych informacji, są znacznie bezpieczniejsze zarówno w przypadku zagrożeń wewnętrznych, jak i zewnętrznych."

Brak cyfrowej ochrony przed tworzeniem kopii zapasowych

Powinieneś mieć plan zarządzania dokumentami, aby swobodnie radzić sobie z nieoczekiwanymi lub nagłymi sytuacjami, takimi jak odzyskiwanie po awarii. Co najważniejsze, musisz zabezpieczyć również dane kopii zapasowej. Jednym ze sposobów może być skorzystanie z usług rotacyjnego przekazywania  taśm z danymi do zewnętrznej firmy. Obejmuje to regularne przesyłanie nośników kopii zapasowych do magazynu danych. Technologia kodów kreskowych i specjalistyczne zarządzanie taśmami są wykorzystywane do śledzenia nośników w firmie zarządzającej dokumentami, a także do celów zarządzania i przechowywania. W przypadku nagłej utraty danych możesz szybko dostarczyć taśmy z danymi do wyznaczonego miejsca.

Niewłaściwe pozbywanie się dokumentów

Brak prawidłowego, bezpiecznego i terminowego niszczenia dokumentów może prowadzić do odpowiedzialności prawnej i zagrożeń związanych z ochroną prywatności. Unikaj typowych błędów, takich jak ten, niszcząc dokumenty w sposób profesjonalny. Firmy zapewniające profesjonalne usługi niszczenia mogą dostarczać odpowiednie worki do niszczenia do biur. Następnie personel zbierze worki zawierające wszystkie dokumenty i zniszczy je w przemysłowej profesjonalnej maszynie do niszczenia. Po zakończeniu procesu otrzymujesz świadectwo zniszczenia.

Wnioski

Upewnij się, że dokumenty są digitalizowane, przechowywane w scentralizowanym systemie zarządzania dokumentami oraz że wszystkie zarchiwizowane pliki i poufne informacje są przechowywane w bezpiecznym miejscu. Upewnij się, że rekordy są prawidłowo usuwane i że masz niezawodny i bezpieczny plan ochrony kopii zapasowej w odpowiednim miejscu. W ten sposób będziesz w stanie uniknąć popełniania typowych błędów w zarządzaniu dokumentami, które mogłyby negatywnie wpłynąć na Twoją firmę.

Beatrix Potter jest profesjonalnym pisarzem w Australian Reviewer  i Top Australian Writing Services. Regularnie pisze o zarządzaniu dokumentami i usługach IT. Bea również korepetycje studentów na wszystkich etapach edukacji na stronie internetowej Student Writing Services.