Czego szukać w DMS

Czego szukać w DMS

 Napisane przez Guido Lara, pracownika OpenKM USA 27 listopada 2020 roku

Jak wyjaśniliśmy we wcześniejszych postach na blogu, odpowiedni system zarządzania dokumentami jest wart czasu ORAZ pieniędzy. Decydując się na inwestycję w system zarzadzania dokumentami (DMS) pojawia się zupełnie nowy problem – Czego w ogóle taki system potrzebuje?

Mając to na uwadze, chcemy dać Ci nasze najważniejsze wskazówki dotyczące tego, czego szukać w DMS. Pomożemy Ci zdecydować, który system jest najlepszy dla Twojej firmy.

Przechowywanie w chmurze i łączność

Nie ma odpowiedniego DMS tam, gdzie nie można zapewnić centralnego magazynu w chmurze jako miejsca do przekazywania plików. Każdy jednak DMS różni się w sposobie dostępu do chmury zasobów. Ważne jest by zastanowić się, jak i gdzie niezbędny będzie dostęp do DMS. Niektóre systemy mają połączenie poprzez przeglądarkę internetową, inne przez dedykowanych klientów desktopowych, a występują również takie które obsługują obie funkcje.

Niektóre systemy posiada ograniczenia co do miejsca i formatu przesyłanych plików. Sposób rozwiązania tych funkcji może być kluczowy przy rozważaniu, który system DMS będzie najlepiej odpowiadać potrzebom Twojej firmy.

Możliwości skanowania

Jeśli nadal posiadasz wiele dokumentów przechowywanych w formacie papierowym, wiele dobrych DMS jest wyposażonych w oprogramowanie do skanowania, które pozwoli Ci przenieść wszystkie ważne dokumenty do centralnego serwera. Ta funkcja może być przydatna, również kiedy Twoja firma uczestniczy lub organizuje wiele wydarzeń, podczas których wymieniane są papierowe dokumenty, żeby upewnić się, że informacje papierowe nie zostaną utracone. Rozważając tę funkcję, kluczowe jest określenie, która technologia jest używana do funkcji skanowania.

Funkcja wyszukiwania i metadanych

Twój DMS musi mieć niezawodną funkcję wyszukiwania. Ta funkcjonalność pozwoli Ci znaleźć znacznie szybciej i łatwiej niezbędne dokumenty.

W przypadku tej funkcjonalności należy zwrócić szczególną uwagę na funkcję metadanych. Odpowiednia funkcja metadanych powinna umożliwiać na utworzenie dla wszystkich kluczowych informacji odpowiednich centralnych identyfikatorów. Efektywne możliwości wyszukiwania, wsparte niezawodną funkcją metadanych, pozwolą Ci znaleźć właściwy dokument za każdym razem we właściwym czasie.

Wbudowany edytor/kreator dokumentów

Świetną funkcją, której należy szukać w DMS, jest wbudowany lub zintegrowany edytor/kreator dokumentów. Umożliwia on wprowadzanie ewentualnych poprawek i zmian. OpenKM zapewnia dwa różne sposoby edycji dokumentów. Jednym z nich jest rozbudowana edycja na żywo, a drugim wszechstronna wtyczka Microsoft Office.

Kontrola wersji dokumentów

Podstawową funkcją, jaką musi mieć Twój DMS, jest kontrola wersji dokumentów. Obejmuje to listę osób, które wprowadziły zmiany w dokumencie oraz kiedy i jakie zmiany były dokonane, co umożliwi pełny przegląd tego jak zmieniał się dokument w czasie.

Ta funkcja tworzy pełną lub wyselekcjonowaną listę starszych wersji dokumentu, aby nie utracić ważnych informacji w przypadku zaistnienia błędu.

Kontrola uprawnień

Istotną cechą Twojego DMS jest możliwość zarzadzania uprawnieniami w systemie. Możliwość kontrolowania działań użytkowników gwarantuje, że system zachowuje integralność danych oraz zapobiega przypadkowemu przenoszeniu, pobieraniu lub usuwaniu plików.

Obsługa uniwersalnego formatu

Niemalże w każdej firmie powstają nie tylko arkusze kalkulacyjne Excel i dokumenty Word. Filmy, skrypty witryn internetowych, obrazu itp. To tylko kilka przykładów plików, jakie muszą być przechowywane, zarządzane i wyszukiwane w razie potrzeby. Dlatego Twój DMS powinien obsługiwać różne formaty plików, więc nie będziesz musiał ponownie zapisywać plików w oddzielnych miejscach.

OpenKM to rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które pozwala firmom kontrolować produkcję, przechowywanie, zarzadzanie i dystrybucję dokumentów elektronicznych oraz kontrolę ich przepływu. Nasze oprogramowanie integruje wszystkie niezbędne funkcje zarządzania dokumentami, współpracy i zaawansowanego wyszukiwania w jednym i łatwym w użyciu rozwiązaniu. System zawiera również narzędzia administracyjne, które służą do definiowania różnych ról użytkowników, kontroli dostępu, limitów użytkowników, poziomu bezpieczeństwa dokumentów, szczegółowych dzienników aktywności i konfiguracji automatyzacji. Poproś o DARMOWE demo już dziś!