Automatyczne zarządzanie fakturami

Automatyczne zarządzanie fakturami

Napisane przez Anę Canteli 16 kwietnia 2021 r

Zarządzanie fakturami to niezbędny proces, który każda firma musi rozwiązać, ale może być on długi, żmudny oraz kosztowny.

 Załóżmy, że nadal zarządzamy fakturami w formacie papierowym. W takim przypadku potrzebujemy kilku osób odpowiedzialnych za ich przetwarzanie, otwieranie, identyfikowanie, wysyłanie do działów w celu kontroli ich zatwierdzenia czy przetwarzania. Wprowadzaj faktury do systemu firmy w najprostszy sposób, jednym z nich jest rejestrowanie ich w arkuszu Excel, a płatnością zarządzaj nie zapominając o archiwizacji papierowego pliku faktur. A wszystko to, biorąc pod uwagę, że nie ma wcześniej żadnego błędu.

Działy administracji, księgowości czy finansów mogą poświęcić wiele zasobów na mechanizację procesu, indeksowanie i zatwierdzanie tych dokumentów, które są bardzo ważne dla rozwoju firmy. Finanse firmy są fundamentalną częścią jej działalności, która wymaga pełnej i skutecznej kontroli.

Nic dziwnego, że nagromadzenie niezarządzanych faktur prowadzi do utraty kontroli nad procesem, powodując następujące problemy:

• problemy z planowaniem,

• Tracę z oczu rzeczywiste obciążenie pracą, nie wiedząc, jak nim zarządzać.

• Utrata korzyści z powodu terminowej płatności, ponieważ problemy organizacyjne często prowadzą do opóźnień w opłatach.

• Możliwe konflikty z dostawcami.

• Brak znajomości rzeczywistej sytuacji w zakresie dostępnej w firmie gotówki.

Nie wspominając o ryzyku prawnym, jakim organizacja mogłaby ponieść w przypadku kontroli.

Z tych wszystkich powodów wynika, że każda firma jest zainteresowana zwiększeniem wydajności dzięki automatycznemu przetwarzaniu faktur. Pozwala to skupić się na ważniejszych zadaniach. Transformacja cyfrowa umożliwia wdrożenie biura bez papieru, zwiększając rentowność z pozytywnymi efektami:

• Lepsze zarządzanie płatnościami. Zautomatyzowane systemy przetwarzania faktur pozwalają poznać w czasie rzeczywistym aktualny stan kont organizacji.

• Oszczędność czasu. Automatyzacja faktur oferuje wiele korzyści, między innymi uwolnienie zasobów ludzkich od rutynowych, żmudnych zadań, pozwalając im poświęcić się bardziej produktywnym zadaniom.

• Redukcja kosztów. Wzrost wydajności wynikający z automatyzacji procesów  oznacza zmniejszenie kosztów czasu i pieniędzy.

• Redukcja błędów. Jednym z najbardziej cenionych i pozytywnych efektów zautomatyzowanego zarządzania fakturami jest to, że umożliwia ono automatyczną walidację danych i powiadamianie o odchyleniach w przypadku ich wystąpienia.

System zarządzania dokumentami OpenKM oferuje praktyczny, intuicyjny oraz w 100% konfigurowalny moduł odbierania faktur. Dzięki niemu, Twoja organizacja może korzystać ze wszystkich zalet  automatycznego przetwarzania faktur, oferując swoim współpracownikom inne korzyści, takie jak:

• Dostarczanie pracownikom cennych informacji:  Kierownicy działów administracji będą podejmować decyzje na podstawie aktualnych i rzetelnych danych, gromadzonych dzięki modułom i bezpiecznie przechowywanych w  oprogramowaniu do zarządzania fakturami .

• Ułatw sam sobie pracę:  Zarówno moduł odbioru faktur, jak i oprogramowanie do zarządzania dokumentami OpenKM można dostosowywać do dowolnej definicji  automatycznego przetwarzania faktur. Załóżmy, że niektórzy dostawcy wysyłają swoje faktury pocztą elektroniczną. W takim przypadku administrator może utworzyć automatyzację, która korzysta z dodatku Microsoft OpenKM dla programu Outlook i identyfikuje e-maile dostawcy zawierające załącznik i fakturę. Jeśli ktoś wyśle  fakturę papierową , członek firmy może  cyfrowo przekształcić  fakturę. Oprogramowanie do  zautomatyzowanego przetwarzania faktur  zajmie się identyfikacją, indeksowaniem, kategoryzacją, katalogowaniem, ekstrakcją metadanych i pozostałymi usługami związanymi z procesem zarządzania fakturami . Dodatkowo wysyła powiadomienie do osoby odpowiedzialnej za jego walidację oraz podpisem cyfrowym uruchamia obieg zatwierdzania.

• Zachęcaj do współpracy dostawców:  Moduł Pokwitowania Faktur to nie tylko korzyści dla firmy. Centralizacja repozytorium, usprawnienie procesów, zwiększona produktywność, jak powiedzieliśmy wcześniej, zapewnia ekscytujące korzyści dla dostawców. Za pomocą modułu skraca się terminy płatności rachunków. Zmniejsza się częstość występowania błędów ludzkich. Mogą nawet używać oprogramowania do zarządzania fakturami dostawców jako narzędzia wsparcia dla swoich procesów, ponieważ mogą wysyłać przypomnienia, aby łatwiej wypełnić swoje informacje.

• Wspieraj zgodność firmy z przepisami i bezpieczeństwem:  To kolejny z podstawowych celów każdej organizacji. Pozwala zapewnić, że działania organizacji są prowadzone zgodnie z prawem, regulacjami i obowiązującymi środkami bezpieczeństwa. Elastyczność systemu zarządzania dokumentami OpenKM i jego  automatyzujący moduł faktur  gwarantują osiągnięcie tego celu. OpenKM jest kompatybilny z każdym innym systemem obecnym w organizacji.

Poproś o demonstrację, aby zobaczyć, jak  automatyczne przetwarzanie faktur  upraszcza zarządzanie fakturami, poprawia relacje z dostawcami i zapewnia bezpieczeństwo firmy.